إدارة التوظيف
من المهم للشركات إنشاء وإدارة الوظائف الشاغرة ومتقدمي الوظائف، بالإضافة إلى إنشاء وإدارة خطط التوظيف. يساعد نظام سند للموارد البشرية في إنشاء خطط التوظيف وإنشاء ونشر فرص العمل وفقًا لذلك، مما يجعل من السهل إدارة عملية التوظيف الخاصة بك. لفهم كيف يمكنك تكوين ذلك، يُرجى الاطلاع على الشرح التالي. 1- خطة توظيف تساعدك خطة التوظيف على تخطيط متطلبات القوى العاملة لشركتك. يتيح لك سند للموارد البشرية إدارة وتخطيط التوظيف على مستوى الشركة، حيث يمكنك تحديد عدد الشواغر المتاحة وتخصيص ميزانية للتوظيف لفترة محددة. يمكن إنشاء فرص العمل فقط وفقًا لعدد الشواغر المتاحة والميزانية المحددة في خطة التوظيف النشطة لإنشاء خطة توظيف: إدارة التوظيف > خطة توظيف > انشاء خطة توظيف
ثم تعبئة الحقول الإضافية في نموذج خطة التوظيف موضحة أدناه:
- المسمى الوظيفي (Designation): يشير إلى التصنيفات أو الوظائف التي تم إنشاء خطة التوظيف من أجلها.
- عدد المناصب (Number of Positions): يشير إلى عدد المناصب التي تخطط لاستقطابها بين تواريخ بداية ونهاية خطة التوظيف.
- العدد الحالي (Current Count): هو عدد الموظفين الذين تم توظيفهم بالفعل فيما يتعلق بالتصميم المحدد.
- الشواغر (Vacancies): يشير إلى عدد الشواغر بناءً على عدد المناصب التي ترغب في استقطابها وعدد الموظفين الحالي.
- التكلفة المقدرة للمنصب الواحد (Estimated Cost Per Position): يمكنك تحديد التكلفة الشاملة للشركة لكل منصب حتى يتمكن المسؤولون عن التوظيف من الالتزام بالميزانية المحددة
2- طلب توظيف طلب التوظيف هو وثيقة تقدم داخل المؤسسة لطلب توظيف أفراد جدد. يتم رفع هذه الطلبات للحصول على الموافقة والتأكيد على الحاجة إلى توظيف جديد وتعبئة الشواغر الوظيفية. يتم استخدام طلبات التوظيف فيما بعد في إنشاء فرص عمل جديدة أو النظر فيها عند إعداد خطط التوظيف وتحديد الموازنة اللازمة. - لإنشاء طلب توظيف: الموارد البشرية > إدارة التوظيف > طلب توظيف - قم بالانتقال إلى قائمة طلبات التوظيف (Job Requisition list). - انقر على "New" (جديد). - أدخل التصميم (Designation) الذي ترغب في طلبه. - أدخل عدد المناصب (No of Positions) المطلوبة. - حدد التعويض المتوقع (Expected Compensation) للوظيفة. - حدد الشركة (Company) والقسم (Department) إن كنت ترغب في ذلك (اختياري). - حدد الموظف الذي يتقدم بالطلب (Requested By). - يمكنك اختيار تاريخ المتوقع للطلب (Expected By) إن رغبت. - سيتم استرجاع وصف الوظيفة من التصميم المحدد. إذا كنت ترغب في إضافة معلومات إضافية للشغور، فيمكنك ذلك هنا. - احفظ (Save) الطلب. - بشكل افتراضي، سيكون حالة الطلب "Pending" (قيد الانتظار). يمكنك إعداد سير العمل (workflows) لتغيير الحالة إلى "Open" (مفتوحة) و"Approved" (موافق عليها) حسب الحاجة.
- الإجراءات
• انشاء وظيفة شاغرة
- عندما يكون طلب التوظيف مفتوحًا ومعتمدًا، يمكنك إنشاء فرصة عمل جديدة مقابل طلب التوظيف أو ربطها بفرصة عمل موجودة. يرجى اتباع الخطوات التالية:
- قم بالانتقال إلى قائمة فرص العمل (Job Opening list).
- انقر على "New" (جديد).
- اختر طلب التوظيف المفتوح والمعتمد الذي ترغب في إنشاء فرصة عمل له، أو ارتبط بفرصة عمل موجودة بالفعل.
- أدخل المعلومات المطلوبة للفرصة الجديدة، مثل التصميم (Designation) والشركة (Company) والقسم (Department) وتاريخ البدء المتوقع (Expected Start Date) وأي معلومات إضافية.
- احفظ (Save) الفرصة الجديدة.
- بعد إنشاء الفرصة العمل، يمكنك استخدامها لاستقبال طلبات التقدم للوظيفة وإجراء عمليات التوظيف اللازمة
• ربط بوظيفة شاغرة إذا كان لديك فرصة عمل مفتوحة بالفعل لنفس المسمى الوظيفي (Designation)، يمكنك ربطها بطلب التوظيف. يرجى اتباع الخطوات التالية: - قم بالانتقال إلى قائمة فرص العمل (Job Opening list). - ابحث عن الفرصة العمل المفتوحة المناسبة لنفس تصميم الوظيفة (Designation). - افتح الفرصة العمل وانتقل إلى صفحة التفاصيل الخاصة بها. - ابحث عن حقل يشير إلى طلب التوظيف المرتبط. قد يكون هذا الحقل اسمه "Job Requisition" أو ما شابه. - حدد طلب التوظيف المراد ربطه بالفرصة العمل. - احفظ (Save) التغييرات.
3- وظيفة شاعرة فرصة العمل هي شغور وظيفي في شركتك. يمكنك تسجيل الشواغر المفتوحة في شركتك باستخدام فرص العمل (Job Opening). سند للموارد البشرية يسمح بتخطيط التوظيفات لشركتك. يتم تقييد عدد فرص العمل التي يمكنك إنشاؤها لتصميم وظيفي وفقًا للشواغر المخططة في خطة التوظيف المحددة للشركة أو إحدى شركات المجموعة الأم في التسلسل الهرمي. ملاحظة: تأكد من تحديد خانة التحقق "التحقق من الشواغر عند إنشاء عرض العمل" في قسم إعدادات التوظيف في إعدادات إدارة الموارد البشرية لإنشاء وظيفة شاغرة: - اذهب إلى قائمة فرص العمل، انقر على جديد. - أدخل عنوان الوظيفة. - اختر المسمى الوظيفي (Designation) والقسم (Department). سيتم استرجاع خطة التوظيف المناسبة وعدد المواقع المخطط لها استنادًا إلى التصميم المحدد. - احفظ (Save).
بمجرد حفظ فرصة العمل، يمكنك إنشاء متقدم جديد للوظيفة مباشرةً من لوحة التحكم.
ملاحظة: يمكنك تعيين حالة فرصة العمل كمفتوحة / مغلقة. بمجرد إغلاق فرصة العمل، لن تتمكن من إنشاء متقدم للوظيفة ضدها
4- متقدمي الوظائف المتقدم للوظيفة هو الشخص الذي يتقدم بطلب للحصول على وظيفة في شركتك ضمن فرصة عمل محددة.
5- المقابلات
يمكنك إدارة وتتبع جولات المقابلات المتعددة للمتقدمين للوظائف الذين يهتمون بالانضمام إلى شركتك.
باستخدام هذا الوحدة الفرعية، يمكنك:
- تعريف أنواع المقابلات (اختياري)
- إعداد جولات المقابلات
- إنشاء المقابلات
- إضافة ردود الأفعال على المقابلات
يتم تقديم عرض العمل للمرشحين المختارين بعد المقابلة والاختيار، ويحدد حزمة الراتب المعروضة والتصميم والصفة والقسم وعدد الأيام المستحقة للإجازة بين غيرها من المعلومات.
6- أنواع المقابلات نوع المقابلة يشير إلى أنواع المقابلات المختلفة التي يجريها المؤسسة، مثل مقابلات المتقدمين الى الوظائف، مقابلات اللجان، إلخ. يمكن استخدام أنواع المقابلات لتحديد نوع المقابلة لجولة مقابلة معينة. لإنشاء نوع المقابلة انتقل الى: الموارد البشرية > إدارة التوظيف > المقابلات > انشاء نوع مقابلة
ندخل اسم المقابلة او نوعها في حقل اسم المقابلة، وفي حقل الوصف يمكننا كتابة وصف لنوع المقابلة .
7- جولة المقابلة
هي سلسلة من المقابلات التي يخضع لها المتقدم خلال عملية التوظيف
- من قائمة جولات المقابلات، انقر على "إضافة جولة مقابلة".
- أدخل اسم الجولة.
- أدخل نوع المقابلة والتقييم المتوقع المتوسط (اختياري).
- يمكنك تعيين المقابلين، والمصرح لهم بتقديم تعليقات للمقابلات القادمة في هذه الجولة.
- يمكنك أيضًا إدخال الوظيفة لتصفية المتقدمين للوظيفة أثناء إنشاء المقابلة.
- املأ جدول المهارات المتوقعة بالنقر على المهارة وإنشاء المهارات كما هو موضح أدناه.
8- تقييم المقابلة تمكنك من تقييم مهارات المتقدم للوظيفة وابداء تعليقات عامة حول المقابلة
لإنشاء تقييم للمقابلة، يُرجى اتباع الخطوات التالية:
1. قم بالانتقال إلى قائمة "تقييم المقابلة" وانقر على "إضافة تقييم المقابلة".
2. حدد المقابلة والمقابل والنتيجة.
3. عند تحديد المقابلة، يجب أن يتم ملء جدول تقييم المهارات تلقائيًا بالمهارات المحددة في جولة المقابلة المطابقة للمقابلة المحددة. بعد ذلك، يمكنك ملء عدد النجوم لكل مهارة استنادًا إلى أداء المتقدم للوظيفة.
4. املأ قسم التعليقات بتعليقات عامة بخصوص المقابلة (اختياري).
5. انقر على "حفظ" ثم "إرسال".
باستكمال هذه الخطوات، يتم إنشاء تقييم المقابلة وتسجيله في النظام. 9- عرض عمل يتم تقديمه للمرشحين المختارين بعد المقابلة والاختيار، ويحدد حزمة الراتب المعروضة والتسمية الوظيفية والدرجة والقسم وعدد أيام الإجازة المستحقة وغيرها من المعلومات الأخرى
لإنشاء عرض عمل، يُرجى اتباع الخطوات التالية:
1- اذهب إلى قائمة "عرض العمل" وانقر على "جديد" لإنشاء عرض عمل جديد. 2- حدد المتقدم للوظيفة الذي ترغب في إنشاء العرض له. يمكن أن يكون هذا المرشح الذي تم اختياره بعد عملية المقابلة والاختيار. 3- أدخل تاريخ العرض، وهو التاريخ الذي يتم فيه تقديم العرض الوظيفي. 4- حدد التسمية الوظيفية التي يتم تقديمها للمرشح. 5- حدد حالة العرض الوظيفي. يمكن أن تكون إحدى الخيارات التالية: - في انتظار الرد: يشير هذا إلى أن العرض تم تقديمه وأنت تنتظر استجابة المرشح. - مقبول: يشير هذا إلى أن المرشح قبل العرض الوظيفي. - مرفوض: يشير هذا إلى أن المرشح رفض العرض الوظيفي.
بعد إدخال جميع المعلومات اللازمة، انقر على "حفظ" لحفظ عرض العمل. اختياريًا، يمكنك أيضًا النقر على "إرسال" لاستكمال وتقديم عرض العمل.
من خلال إتمام هذه الخطوات، ستكون قد أنشأت بنجاح عرض عمل للمرشح المحدد، مشيرًا إلى تاريخ العرض والتسمية الوظيفية وحالة العرض.
- شروط عرض العمل في هذا القسم، يمكنك إدخال شروط عرض العمل مثل وصف الوظيفة، فترة الإشعار، المكافآت، عدد الإجازات في السنة، إلخ. وحدد قيمتها/الوصف الخاص بها.
- تحديد الشروط والأحكام يمكن تحديد جميع الشروط والأحكام المتعلقة بعرض العمل في هذا القسم. عن طريق إنشاء قالب جديد للشروط والأحكام وربطه بعرض العمل.
- تفاصيل الطباعة يمكنك إنشاء تنسيق طباعة مُصمم مسبقًا لطباعة عرض العمل. للقيام بذلك، حدد رأس الخط وعنوان الطباعة في قسم تفاصيل الطباعة.