الحضور التلقائي
يقوم الحضور التلقائي بتسجيل حضور الموظفين المعينين لشفت معين بناءً على سجلات تسجيل دخول الموظف وإعدادات الحضور التلقائي لذلك الشفت.
ملاحظة: يجب إعداد نوع الشفت وتعيينه للموظفين قبل إنشاء سجلات تسجيل دخول الموظف. سيقوم الحضور التلقائي بتسجيل الحضور فقط لسجلات الدخول التي تم إنشاؤها بعد إعداد وتعيين الموظف لنوع الشفت الخاص به.
خطوات إعداد الحضور التلقائي
يمكنك إعداد الحضور التلقائي باتباع الخطوات التالية:
1. تعريف نوع الشفت مع تفعيل الحضور التلقائي
يجب تعريف نوع الشفت مع تفعيل خيار الحضور التلقائي. يمكن العثور على التفاصيل هنا.
2. تعيين المناوبات للموظفين
بعد إعداد الشفت، يجب تعيينه للموظفين. يمكن القيام بذلك بإحدى الطريقتين:
استخدام مستند تعيين الشفت: يمكن من خلاله تعيين المناوبات للموظفين لكل يوم على حدة.
استخدام حقل الشفت الافتراضية في سجل الموظف: أحيانًا قد ترغب في تعيين الشفت لموظف لجميع الأيام، ويمكن ذلك عن طريق تعيين الحقل التالي في سجل الموظف:
الموظف > تفاصيل الحضور والإجازات > الشفت الافتراضي
ملاحظة: يأخذ تعيين الشفت الأولوية على الشفت الافتراضية. أي أنه إذا تم إعداد كل من تعيين الشفت والشفت الافتراضية للموظف، سيأخذ النظام الشفت المعين.
3. إعداد حقل معرف جهاز الحضور في سجل الموظف
تحتوي أنظمة البصمة عادةً على معرفات خاصة بالموظفين، لكن تسجيل دخول الموظف في نظام سند للموارد البشرية يحتاج إلى مطابقة الموظف مع هذه المعرفات.
لتعيين معرف الجهاز للموظف في نظام البصمة، يجب تعيين الحقل التالي بالقيمة المناسبة:
الموظف > تفاصيل الحضور والإجازات > معرف جهاز الحضور (Biometric / RF Tag ID)
4. استيراد أو مزامنة سجلات تسجيل الدخول للموظفين
بعد الانتهاء من الخطوات أعلاه، يمكنك استيراد أو مزامنة سجلات تسجيل الدخول للموظفين وبدء توليد الحضور تلقائيًا.
للمزيد من التفاصيل حول استيراد سجلات تسجيل الدخول من نظام خارجي، راجع: دمج نظام سند للموارد البشرية مع أجهزة الحضور البيومترية
الأسئلة الشائعة
1. كيف يتم تحديد وقت بدء وانتهاء الشفت الفعلي؟
افترض وجود شفت صباحية:
- وقت البدء: 08:00:00
- وقت الانتهاء: 11:30:00
- السماح بالدخول قبل بدء الشفت (بالدقائق): 60
- السماح بالخروج بعد نهاية الشفت (بالدقائق): 60
إذاً:
وقت البدء الفعلي للشفت = وقت البدء - السماح بالدخول قبل بدء الشفت = 07:00:00
وقت الانتهاء الفعلي للشفت = وقت الانتهاء + السماح بالخروج بعد نهاية الشفت = 12:30:00
2. متى يتم تسجيل الحضور تلقائيًا لشفت معين؟
يتم محاولة تسجيل الحضور التلقائي لكل سجل نوع الشفت كل ساعة. يمكنك أيضًا تشغيل الحضور التلقائي يدويًا لنوع شفت واحد بالضغط على زر "تسجيل الحضور التلقائي" في مستند نوع الشفت.
بعد تجاوز توقيت آخر مزامنة لتسجيل الدخول وقت انتهاء الشفت الفعلي، تتم معالجة جميع سجلات تسجيل الدخول لذلك الشفت لتسجيل الحضور.
مثال: الشفت الصباحية:
- وقت البدء الفعلي: 07:00:00
- وقت الانتهاء الفعلي: 12:30:00
- السماح بالدخول قبل بدء الشفت (بالدقائق): 60
- السماح بالخروج بعد نهاية الشفت (بالدقائق): 60
إذاً، وقت البدء الفعلي للشفت = 07:00:00، ووقت الانتهاء الفعلي = 12:30:00. بعد تجاوز توقيت آخر مزامنة لتسجيل الدخول 12:30:00، يعني ذلك أن جميع سجلات تسجيل الدخول الممكنة لذلك الشفت قد تم مزامنتها/التقاطها، ويبدأ النظام بمحاولة تسجيل الحضور.
3. كيف يحدد الحضور التلقائي شفت الموظف؟
يُحدد شفت الموظف لتاريخ معين بالخطوات التالية:
- الشفت المعين للموظف في مستند تعيين الشفت لتلك الفترة.
- إذا لم تُحدد الشفت أعلاه، يتم استخدام الشفت الافتراضي من سجل الموظف.
- إذا لم يتم العثور على منوبة في سجل الموظف، يُفترض أن الموظف لا ينتمي لأي شفت لذلك اليوم، ولن يحاول النظام تسجيل الحضور تلقائيًا.
4. كيف يحدد الحضور التلقائي قائمة العطل للموظف؟
تحدد قائمة العطل للموظف كالتالي:
- إذا كان الشفت المحدد للموظف يحتوي على قائمة عطل، يتم اعتمادها.
- بخلاف ذلك، يتم جلب قائمة العطل من حقل قائمة العطل في سجل الموظف أو من حقل قائمة العطل الافتراضية في الشركة، حسب الترتيب.
ملاحظة: من المهم تحديد قائمة العطل بشكل صحيح لتجنب تسجيل الموظف كـ "غائب" في أيام العطل.
5. معظم أجهزة البصمة لا تُرجع نوع السجل بدقة. كيف يحدد الحضور التلقائي إذا كان السجل دخول أو خروج، وكيف يحسب ساعات العمل؟
يتم تحديد ذلك باستخدام حقلين في إعدادات نوع الشفت:
- تحديد الدخول والخروج (Determine Check-in and Check-out)
- حساب ساعات العمل بناءً على (Working Hours Calculation Based On)
تم شرح التفاصيل بشكل موسع هنا.